بموجب هذا العقد المبرم بين الطرفين المبيّنة بياناتهما الكاملة في نموذج التعاقد المرفق، ويُشار إليهما فيه بـ«الطرف الأول» (مزود خدمة الرقمنة والأرشفة الإلكترونية) و«الطرف الثاني» (العميل / مالك المستندات)، ومجتمعين بـ«الطرفين». طبقًا لأحكام القانون المدني المصري رقم 131 لسنة 1948، والقانون التجاري رقم 17 لسنة 1999، وقانون حماية البيانات الشخصية رقم 151 لسنة 2020، وقانون تنظيم التجارة الإلكترونية رقم 15 لسنة 2022، وقانون مكافحة جرائم تقنية المعلومات رقم 175 لسنة 2018، وقانون حماية حقوق الملكية الفكرية رقم 82 لسنة 2002، وقانون التوقيع الإلكتروني رقم 15 لسنة 2021، والقوانين واللوائح السارية في جمهورية مصر العربية يهدف هذا العقد إلى تنظيم علاقة رقمنة وأرشفة المستندات والمواد التقليدية بين الطرف الأول (مزود خدمة الرقمنة والأرشفة الإلكترونية) والطرف الثاني (العميل / مالك المستندات)، حيث يلتزم مزود الخدمة بتحويل المستندات الورقية، والصور، والأفلام، والخرائط، والمخططات، والمواد السمعية والبصرية، وأي مواد تقليدية أخرى إلى صيغ رقمية، وفهرستها، وتصنيفها، وأرشفتها إلكترونيًا، وتوفير أنظمة استرجاع آمنة وفعالة، مع الحفاظ على سلامة المواد الأصلية، وضمان دقة وجودة الرقمنة، وحماية البيانات، وتوفير حلول أرشفة متوافقة مع المعايير القانونية والتنظيمية، وذلك مقابل أجر متفق عليه، مع تحديد نطاق العمل، ومعايير الجودة، والجداول الزمنية، وشروط السرية، وشروط التعويض والجزاءات، وحقوق الفسخ والإنهاء، وذلك في إطار من الشفافية والالتزام بأعلى معايير الرقمنة والأرشفة الإلكترونية والقوانين المنظمة في جمهورية مصر العربية، وقد اتفق الطرفان على ما يلي:

المادة (1) تعريفات العقد
1- يكون للألفاظ والعبارات التالية - حيثما وردت في هذا العقد - المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقتضِ سياق النص معنى آخر:
2- العقد: يقصد به اتفاقية الرقمنة والأرشفة الإلكترونية هذه بكامل بنودها وملاحقها، وتعد مقدمتها جزءًا لا يتجزأ منها.
3- مزود الخدمة: الطرف الأول في هذا العقد، وهو الشخص الطبيعي أو الاعتباري المتخصص في تقديم خدمات الرقمنة والأرشفة الإلكترونية، والمجهز بالمعدات والبرمجيات والكوادر اللازمة.
4- العميل: الطرف الثاني في هذا العقد، وهو مالك المواد المراد رقمنتها وأرشفتها، أو المخول قانونًا بالتصرف فيها.
5- المواد الأصلية: المستندات الورقية، والصور الفوتوغرافية، والأفلام، والخرائط، والمخططات، والمواد السمعية والبصرية، والأشرطة، والأقراص، والمواد المطبوعة، وأي مواد تقليدية أخرى يتم تسليمها لمزود الخدمة للرقمنة والأرشفة، والمحددة في ملحق (1) من هذا العقد.
6- الملفات الرقمية: الصيغ الرقمية الناتجة عن عملية الرقمنة (مثل PDF، JPEG، TIFF، MP4، MP3، وغيرها)، والتي تمثل المواد الأصلية بشكل رقمي.
7- البيانات الوصفية (Metadata): المعلومات الوصفية التي تصف الملفات الرقمية (مثل العنوان، والتاريخ، والمؤلف، والموضوع، والفئة، والكلمات المفتاحية، وأي بيانات أخرى تسهل البحث والاسترجاع).
8- الفهرسة: عملية تنظيم وتصنيف الملفات الرقمية والبيانات الوصفية بطريقة منهجية، لتسهيل البحث والاسترجاع.
9- الأرشفة الإلكترونية: عملية تخزين الملفات الرقمية والبيانات الوصفية في نظام إلكتروني آمن، مع توفير آليات للبحث والاسترجاع، وإدارة دورة حياة المستندات، والتحكم في الوصول، وحماية البيانات.
10- نظام الأرشفة: النظام البرمجي والأجهزة والبنية التحتية المستخدمة في أرشفة الملفات الرقمية، بما في ذلك قواعد البيانات، وخوادم التخزين، وواجهات المستخدم، وأدوات البحث والاسترجاع.
11- معايير الجودة: المعايير والمتطلبات التي يجب أن تلبيها الملفات الرقمية من حيث الدقة، والوضوح، والجودة، والاكتمال، والمطابقة للمواد الأصلية، والمحددة في ملحق (2) من هذا العقد.
12- فترة الرقمنة: المدة الزمنية المخصصة لعملية الرقمنة والأرشفة، والمحددة في المادة (3) من هذا العقد.
13- التسليم النهائي: تسليم مزود الخدمة للملفات الرقمية، والبيانات الوصفية، ونظام الأرشفة (إن وجد) إلى العميل، بعد الانتهاء من عملية الرقمنة والأرشفة.
14- فترة الضمان: المدة الزمنية التي يضمن خلالها مزود الخدمة جودة الملفات الرقمية وخلوها من العيوب، والمحددة في المادة (7) من هذا العقد.
15- أجر الخدمة: المبلغ المالي الذي يلتزم العميل بسداده لمزود الخدمة مقابل خدمات الرقمنة والأرشفة، والمحدد في المادة (5) من هذا العقد.
16- الأطراف المرتبطة: تشمل الشركات التابعة، والشركات الأم، والشركات الشقيقة، وكذلك المديرين والموظفين والمقاولين والمستشارين والوكلاء والممثلين.

المادة (2) موضوع العقد ونطاق الخدمات
1- أولاً: المواد المراد رقمنتها وأرشفتها:
2- يُقدم مزود الخدمة للعميل خدمات رقمنة وأرشفة المواد التالية، والمحددة تفصيليًا في ملحق (1) من هذا العقد:
3- نوع المواد:  
4- عدد المواد:  
5- وصف المواد:  
6- حالة المواد الأصلية:  
7- الصيغ الرقمية المطلوبة:  
8- ثانياً: الخدمات المقدمة:
9- يُقدم مزود الخدمة للعميل الخدمات التالية، والمحددة تفصيليًا في ملحق (2) من هذا العقد:
10- استلام المواد وتسجيلها: استلام المواد الأصلية من العميل، وتسجيلها في سجل استلام، وتصنيفها، وترقيمها، وتوثيق حالتها.
11- تحضير المواد: تجهيز المواد لعملية الرقمنة (فك التجليد، إزالة الدبابيس، ترتيب الصفحات، تنظيف المواد، ترميمها إن لزم الأمر).
12- الرقمنة: تحويل المواد الأصلية إلى صيغ رقمية باستخدام أجهزة ومعدات احترافية، وضمان جودة الصور والملفات الناتجة.
13- معالجة الملفات الرقمية: معالجة الملفات الرقمية (تحسين الجودة، تصحيح الألوان، إزالة العيوب، تدوير الصفحات، قص الصور، دمج الملفات، تقسيمها).
14- إضافة البيانات الوصفية (Metadata): إضافة بيانات وصفية لكل ملف رقمي (العنوان، التاريخ، المؤلف، الموضوع، الفئة، الكلمات المفتاحية، وأي بيانات أخرى).
15- الفهرسة والتصنيف: تنظيم وتصنيف الملفات الرقمية والبيانات الوصفية بطريقة منهجية، وفقًا لنظام تصنيف متفق عليه.
16- الأرشفة الإلكترونية: تخزين الملفات الرقمية والبيانات الوصفية في نظام أرشفة إلكتروني آمن، وتوفير آليات للبحث والاسترجاع، وإدارة دورة حياة المستندات، والتحكم في الوصول، وحماية البيانات.
17- توفير نظام الأرشفة: توفير نظام أرشفة إلكتروني (برمجيات، خوادم، تخزين) للعميل (إن لم يكن لديه نظام قائم)، أو دمج الملفات الرقمية في نظام الأرشفة الحالي للعميل.
18- التدريب: تقديم تدريب لفريق العميل على استخدام نظام الأرشفة، والبحث والاسترجاع، وإدارة المستندات الإلكترونية.