الموافقات المالية والفواتير
موقّعة ومُوثّقة بسجل تدقيق كامل.
تدير فرق المالية والحسابات سلاسل موافقاتٍ لا تتوقّف: فواتير تنتظر الاعتماد، وتفويضات بالصلاحيات، واعتمادات مصروفات. تجمع «وثائق» هذه الموافقات في مسارٍ رقمي واحد، تُوقَّع فيه إلكترونيًّا بهوية مؤكَّدة، ويُوثَّق كل اعتماد بسجل تدقيق زمني وشهادة إتمام. وهكذا تُغلَق كل موافقة بدليلٍ كامل جاهز لأي مراجعة.
كل مبلغٍ يمرّ بسلسلة موافقات، والتوقيع الورقي يعطّلها.
قبل أن يُصرف أي مبلغ، يمرّ الطلب بسلسلة موافقات: مدير الحساب، ثم رئيس القسم، فالمدير المالي. ومع كل فاتورةٍ وتفويضٍ واعتماد مصروف تتكرّر الدورة على الورق: توقيعٌ ينتظر عودة صاحبه إلى مكتبه، ومستندٌ يُمرَّر يدًا بيد. والأخطر أن كثيرًا من هذه الاعتمادات يمضي دون سجلٍّ زمني موثّق، فيصعب عند التدقيق إثبات مَن اعتمد ومتى.
سلاسل موافقات لا تنتهي
لا يُعتمد المصروف بتوقيعٍ واحد؛ فالفاتورة تمرّ على مُعِدّها، ثم مراجع الحسابات، فرئيس القسم، فالمدير المالي. وكل حلقةٍ في السلسلة تستلزم مستندًا يُطبع ويُمرَّر ويُوقَّع يدويًّا، فتتأخّر الاعتمادات وتتكدّس على المكاتب في نهاية كل شهر.
توقيعات ورقية تُبطئ الصرف
قد يكون المعتمِد مسافرًا أو في فرعٍ آخر، بينما تنتظر الفاتورة توقيعه على الورق. فيتعطّل الدفع، وينتظر المورّد مستحقّاته، وتفوت خصومات السداد المبكّر. ومع نهاية الفترة المالية تتضاعف الطلبات، فيتحوّل جمع التواقيع إلى سباقٍ مع الوقت لا يُحسَم دائمًا في موعده.
سجل تدقيق ناقص عند المراجعة
عند كل مراجعةٍ داخلية أو تدقيقٍ خارجي يُطلب إثبات مَن اعتمد كل مبلغٍ ومتى وبأي صلاحية. لكن التواقيع الورقية والرسائل المتفرّقة لا تكوّن سجلًّا زمنيًّا موثّقًا، فيستهلك الفريق أيامًا في تجميع الأدلة، وقد يعجز عن ربط بعض الاعتمادات بمصادرها.
مسارٌ واحد لكل موافقةٍ مالية وفاتورة.
قوالب محفوظة، ومسار اعتمادٍ مرتّب، وتوقيعٌ بهوية مؤكَّدة، وسجل تدقيقٍ زمني وشهادة إتمامٍ لكل اعتماد، ولوحة متابعة، وتكامل يربط الموافقات بأنظمتك المالية.
قوالب مالية محفوظة
احفظ نماذج الموافقات المالية واعتمادات المصروفات وتفويض الصلاحيات قوالبَ في حسابك، أو ارفع مستنداتك بصيغة PDF واسحب عليها حقول التوقيع والاعتماد في دقائق. وتنطلق كل دورة موافقة من قالبٍ موحَّد، فتتّسق الصياغة وتختفي الأخطاء المتكرّرة في الفواتير والاعتمادات.
موافقات · اعتمادات مصروفتوقيع إلكتروني للموافقات والتفويضات
وقّع الموافقات والفواتير والتفويضات البنكية إلكترونيًّا بتوقيعٍ مؤكَّد الهوية وبصمةٍ تكشف أي تعديل لاحق. يؤكّد كل معتمِدٍ هويته قبل أن يوقّع، فيرتبط اعتماد المبلغ بشخصٍ حقيقي ذي صلاحيةٍ معلومة، ولا يبقى مجالٌ لإنكار مَن أجاز الصرف أو التفويض.
تفويض · صلاحيات بنكيةسجل تدقيق زمني وشهادة إتمام
يُبنى لكل اعتمادٍ سجل تدقيق زمني يرصد كل خطوة بطابعٍ زمني موثّق: مَن أنشأ الطلب، ومَن راجعه، ومَن اعتمده، ومتى وُقِّع. وتُصدَر لكل موافقةٍ شهادة إتمام تجمع هذه الأدلة في مستندٍ واحد، جاهزٍ للتقديم عند أي مراجعة أو تدقيق.
سجل تدقيق · شهادة إتماممسار المراجعة والاعتماد
رتّب سلسلة الاعتماد كما تحدّدها سياستك المالية: مُعِدّ، فمراجِع، فمعتمِد أول، فمعتمِد نهائي. يصل المستند إلى كل معتمِدٍ في دوره تلقائيًّا، ولا يُصرف أي مبلغ قبل اكتمال حلقات السلسلة كلها، فتنضبط الصلاحيات وتُحترم حدود الاعتماد في كل مستوى.
مسار الاعتمادلوحة متابعة للموافقات
تابع من لوحةٍ واحدة كل موافقة وفاتورة: ما اعتُمِد، وما ينتظر معتمِدًا بعينه، وما تأخّر عن موعده. أرسل تذكيرًا بضغطة واحدة، واعرف أين توقّفت كل دورة صرف، فلا تتكدّس الاعتمادات في نهاية الفترة، ولا تفوتك مواعيد السداد.
لوحة المتابعةتكامل مع الأنظمة المالية
اربط «وثائق» بأنظمتك المالية والمحاسبية عبر واجهات برمجية، فتنطلق دورة الاعتماد من نظامك مباشرة، وتعود إليه الفاتورة موقّعةً مع سجل تدقيقها وشهادة إتمامها. تبقى بياناتك متّسقة في مكانٍ واحد، دون إدخالٍ مزدوج أو مستنداتٍ متفرّقة بين الأنظمة.
تكامل الأنظمةمن طلب الاعتماد إلى فاتورةٍ موقّعة ومُوثَّقة.
اختر النموذج أو ارفع الفاتورة
ابدأ من قالب حفظته لموافقة أو اعتماد مصروف، أو ارفع الفاتورة بصيغة PDF واسحب عليها حقول التوقيع والاعتماد.
رتّب سلسلة الاعتماد
أضف المعتمِدين بالترتيب الذي تفرضه سياستك المالية، مع حدود صلاحية كلٍّ منهم: مُعِدّ، فمراجِع، فمعتمِد أول، فمعتمِد نهائي.
يوقّع المعتمِدون بهوية مؤكَّدة
يتسلّم كل معتمِدٍ المستند في دوره، فيؤكّد هويته بمستندٍ رسمي ومطابقة الوجه، ثم يوقّع اعتماده عن بُعد.
سجل تدقيق وشهادة إتمام
مع كل توقيعٍ يُحدَّث سجل التدقيق الزمني، وعند اكتمال السلسلة تُصدَر شهادة إتمامٍ تجمع أدلة الموافقة كلها.
أرشفة ومتابعة وتكامل
يُختم المستند ويُؤرشَف أرشفةً طويلة الأمد، ويعود موقّعًا إلى نظامك المالي، مع لوحةٍ تتابع كل دورةٍ لحظةً بلحظة.
لأن كل مبلغٍ قرارٌ يُراجَع، ولا بدّ أن يكون أثره موثّقًا.
هوية مؤكَّدة لكل معتمِد
قبل أن يعتمد أي مسؤولٍ مبلغًا، يخضع للتحقّق من هويته بمستندٍ رسمي ومطابقةٍ حيّة للوجه. وبذلك يرتبط كل اعتماد بشخصٍ حقيقي ذي صلاحيةٍ معلومة، ولا يبقى مجالٌ للانتحال أو الإنكار في قراراتٍ مالية يترتّب عليها صرفٌ والتزام.
شهادة إتمام لكل اعتماد
مع اكتمال كل موافقة تُصدَر شهادة إتمامٍ رسمية تجمع أطراف الاعتماد وتواقيعهم وطوابعهم الزمنية في مستندٍ واحد. فتصبح لديك وثيقة جاهزة تُثبت أن الصرف مرّ بسلسلته كاملة، تقدّمها إلى المدقّق أو المراجع دون تجميعٍ يدوي للأدلة.
سجل تدقيق زمني كامل يُثبت الامتثال بلا جهد
لكل موافقةٍ سجل تدقيق زمني يرصد كل إجراء عليها: الإنشاء والمراجعة والاعتماد والتوقيع، بطابعٍ زمني موثّق وترتيبٍ لا يُعدَّل. وعند أي مراجعة داخلية أو تدقيق خارجي تعرف فورًا مَن اعتمد كل مبلغ ومتى وبأي صلاحية، فتُثبت الامتثال بدليلٍ متماسك بدلًا من أيامٍ تقضيها في تجميع الأوراق المتفرّقة.
مسار اعتماد يضبط الصلاحيات
يفرض مسار العمل حدود الصلاحية في كل مستوى: لا يعتمد أحدٌ مبلغًا يتجاوز حدّه، ولا يُصرف شيءٌ قبل اكتمال السلسلة. وتنتقل الفاتورة من معتمِدٍ إلى آخر تلقائيًّا وبالترتيب الصحيح، فتنضبط الموافقات ويُحفظ الفصل بين المهام كما تقتضيه سياستك المالية.
بصمة تكشف التعديل وأرشفة تدوم
تُحسَب لكل اعتمادٍ بصمة تشفير تُثبَّت في شهادة الإتمام، فإن عُدِّل المستند المحفوظ لاحقًا تغيّرت البصمة وكشفت صفحة التحقّق التعديل، ويُدمَج توقيع PAdES في الملف لمن وقّع بتوكنه. ويُؤرشَف المستند أرشفةً طويلة الأمد تُبقيه قابلًا للتحقّق عند أي تدقيق أو نزاع بعد سنوات، دون أن تفقد الفاتورة الموقّعة حجّيتها.
ما يسأل عنه فريق المالية والحسابات.
هل يمكنني ضبط سلسلة الاعتماد المالي حسب صلاحياتنا؟
نعم. تُنشئ سلسلة الاعتماد كما تفرضها سياستك المالية: مُعِدّ، فمراجِع حسابات، فرئيس قسم، فمدير مالي، مع حدّ صلاحيةٍ لكل مستوى. يصل المستند لكل معتمِدٍ في دوره تلقائيًّا، ولا يُصرف المبلغ قبل اكتمال الحلقات كلها، فتنضبط الموافقات ويُحفظ الفصل بين المهام.
كيف يوثّق سجل التدقيق مَن اعتمد كل مبلغ ومتى؟
يبني النظام لكل موافقةٍ سجلًّا زمنيًّا يسجّل كل خطوة بطابعٍ زمني موثّق: مَن أنشأ الطلب، ومَن راجعه، ومَن اعتمده، ولحظة كل توقيع. هذا السجل مرتّب ولا يُعدَّل، فتُثبت به عند أي مراجعةٍ مَن أجاز الصرف ومتى وبأي صلاحية، دون تجميعٍ يدوي للأدلة.
ما شهادة الإتمام وما الذي تحتويه؟
شهادة الإتمام مستندٌ رسمي يصدر عند اكتمال الموافقة، يجمع أطراف الاعتماد وتواقيعهم وطوابعهم الزمنية وبيانات التحقّق من هوياتهم في صفحةٍ واحدة. تقدّمها للمدقّق الداخلي أو المراجع الخارجي كدليلٍ مكتمل على أن الفاتورة أو التفويض مرّ بسلسلته المعتمَدة كاملة.
هل يحتاج المعتمِد إلى حساب أو تطبيق للتوقيع؟
لا. يفتح المعتمِد رابطه المخصّص من متصفح جواله أو حاسوبه مباشرة، يؤكّد هويته ويوقّع اعتماده، دون تنصيب تطبيق أو إنشاء حساب. هذا يجعل اعتماد الفواتير والتفويضات ممكنًا حتى للمدير المسافر، ويقلّص زمن دورة الصرف من أيامٍ إلى دقائق.
هل تتكامل المنصّة مع أنظمتنا المالية والمحاسبية؟
نعم. تربط «وثائق» بأنظمتك المالية والمحاسبية عبر واجهاتٍ برمجية، فتنطلق دورة الاعتماد من نظامك مباشرة وتعود إليه الفاتورة موقّعةً مع سجل تدقيقها وشهادة إتمامها. تبقى بياناتك متّسقة في مصدرٍ واحد، دون إدخالٍ مزدوج أو مستنداتٍ متفرّقة تُجمَع يدويًّا بين الأنظمة.
هل التوقيع الإلكتروني للفواتير والتفويضات حجّة عند التدقيق؟
نعم. تُحسَب لكل اعتمادٍ بصمة تشفير تكشف أي تعديلٍ لاحق، ويُربط بهوية موقّعٍ مؤكَّدة وسجل تدقيقٍ زمني، ويُضاف توقيع PAdES مدمج لمن وقّع بتوكنه. يمنحك ذلك دليلًا متماسكًا على صحّة الفاتورة أو التفويض وسلامته، يصمد أمام المراجعة الداخلية والتدقيق الخارجي على حدٍّ سواء.
أغلق كل موافقةٍ مالية بتوقيعٍ موثّق وسجل تدقيقٍ كامل.
أنشئ الموافقة أو الفاتورة، ورتّب سلسلة الاعتماد، ثم وقّعها مع فريقك بهوية مؤكَّدة. واحصل لكل اعتماد على سجل تدقيق زمني وشهادة إتمام، وكل ذلك من مكانٍ واحد متّصل بأنظمتك.